Como escribí en un artículo anterior, gran parte de nuestro stress proviene de la acumulación de trabajo o de sentir que no se logran las cosas. Sin duda, desde hace años el correo electrónico es la principal forma en que nos comunicamos, por lo menos en los negocios. Las cartas y fax son cosas del pasado (aunque en mi trabajo, los oficios son prevalentes) y los mensajes, algunos de vital importancia llenan nuestra Bandeja de Entrada sin cesar.
Inbox Zero es el estado en que precisamente nuestra bandeja está vacía, cabe aclarar que borrar todos los correos no vale. Cuando llegamos a este estado, nos sentimos inmediatamente satisfechos, libres para atender el negocio o tareas más importantes. Cuando llegamos a este estado no tenemos que quedarnos a esperar el siguiente mensaje, sino de dejar muchas horas el correo sin revisar, de otra forma estamos siendo esclavos del e-mail.
Pero, ¿cómo llegar a este estado? Según Merlin Mann el autor de Getting Things Done (GTD) y que vemos en la presentación en la parte superior, consiste en un proceso donde tenemos cinco decisiones que hacer:
- Borrar
- Delegar
- Responder
- Diferir
- Hacer
Estas decisiones no requieren mucha explicación y van muy de la mano del proceso que se maneja en GTD , solo agregaría algunos tips que me han ayudado a automatizar este proceso aún mas. (Estos tips son exclusivos de Microsoft Outlook, pero otras clientes de correo electrónico seguramente los utilizan).
- Disciplina para leer correos: es muy conveniente establecer horarios para revisar el correo diariamente, podría ser en la mañana llegando a la oficina, a medio día y antes de irse. Algunos recomienda abrir el Outlook hasta las 10 de la mañana porque no comienzas el día con distracciones.
- Organizar en carpetas: en mi caso tengo carpetas por temas, por ejemplo: Negocios, Personal, Oportunidades, etc. Esto facilita la búsqueda, pero principalmente organizar tus tareas. Podrías un día regresar a revisar los correos de una carpeta Ventas y otro día de Clientes, etc.
- Reglas: en Outlook puedes establecer reglas que hagan que tus correos automáticamente se muevan a una carpeta determinada de acuerdo a criterios. Esto es útil para por ejemplo los boletines periódicos que no son urgentes y puedes diferir para tiempos tranquilos de lectura.
- Banderas: parte del proceso consiste en Diferir asuntos, nadie que te envíe un correo puede esperar que inmediatamente respondas o atiendas el correo, si en este momento no tienes tiempo, ponle una bandera de “follow up”. También es muy aconsejable poner una carpeta de correos diferidos en la sección de favoritos para que siempre veas esos correos y se atiendan más adelante.
- Correos con archivos adjuntos: muchas veces conservamos correos no por el mensaje sino por el archivo que traen adentro, lo mejor es copiar inmediatamente el archivo a una carpeta del sistema y sino es un asunto que tratar, borrar el correo, no vale la pena saturar el Outlook con estos archivos.
Tener una bandeja vacía es importante para la efectividad pero sobretodo para la tranquilidad, psicológicamente da un alivio y te motiva.
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