Presenta como Steve Jobs

Para todos es conocido Steve Jobs, el presidente de Apple y accionista mayoritario de Disney. Se conoce como el genio detrás del iPod, de la Mac y del iPhone, recientemente quiere cambiar el mundo con su nueva creación: el iPad.

Además de estar detrás del diseño de estos productos exitosos es el principal vendedor y lo hace mediante eventos donde presenta los productos de una forma entretenida, fascinante e impactante. A la influencia que estas presentaciones tiene se le atribuye una “distorción de la realidad”, es decir que parece hipnotizar y hacer que muchas personas consumas sus productos sin dudarlo.

Este video muestra los puntos claves de las presentaciones de Steve Jobs, nada es coincidencia. Me parece muy útil para tomar algunos tips, aunque no se tenga el poder de marketing de Apple, cualquier puede presentar como Steve Jobs si practica lo suficiente. Quizás hasta logres vender el próximo gran producto.

 

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Mapas mentales

Una herramienta para no solo los negocios sino para cualquier proyecto de vida es el mapa mental. Según Wikipedia el Mapa Mental es:

Un diagrama usado para representar las palabras, ideas, tareas, u otros conceptos ligados y dispuestos radialmente alrededor de una palabra clave o de una idea central. Se utiliza para la generación, visualización, estructura, y clasificación taxonómica de las ideas, y como ayuda interna para el estudio, organización, solución de problemas, toma de decisiones y escritura.

Los mapas mentales precisamente es la forma en que el cerebro ve la resolución de los problemas, primero pensamos en los puntos principales y luego ahondamos en cada uno. Es muy recomendable al iniciar un proyecto, hacer una lluvia de ideas y esquematizarlas en un mapa mental como el que se ve en la imagen.

Las ventajas de usar un mapa mental es que vemos un diagrama todo lo que implica realizar un proyecto de una forma entendible por cualquiera. Por supuesto que el mapa mental no es un diagrama de Gantt donde puedes asignar definir las tareas, tiempos y responsables, pero la forma de visualizar el mapa mental te permite identificar como estructurar las ideas y abarca de forma contextual otros aspectos.

Hay muchos programas de software que te ayudan a generar mapas mentales, yo utilizo Mind Manager la versión light. Es muy fácil de usar y efectiva. Trae muchos machotes (templates) para organización de: eventos, estrategias de mercado, organigramas, planeación de proyectos, viajes, etc. Además trae la interfaz de Office 2007.

No importa el programa que uses, una hoja y un lápiz son suficientes, los mapas mentales son una excelente herramienta para iniciar cualquier proyecto.

 

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10 formas de perder autoridad rápidamente

Este artículo lo tomé de los boletines del Instituto Sícap, me pareció muy interesante y acertado, ojalá y te guste:

1. Diga una cosa y haga otra. Es importante para un líder la credibilidad, a mayor credibilidad mayor confianza de la gente en el líder. Por eso cuando quiera perder autoridad, prometa y no cumpla; amenace y retráctese; pida puntualidad y Ud. llegue tarde o pida a sus empleados ser productivos y Ud. no se exija. Critique a su empresa o jefe, pero no permita que hagan lo mismo con Ud. Rápidamente verá que su autoridad queda menguada.
2. Exija cambios en las actitudes de su grupo, pero no se exija a Ud. mismo. Mándelos a cursos y reclámeles por que no cambian. Pero no analice sus propias actitudes, para eso es jefe ¡qué caray!. Dígale a los de RH que están contratando puros mediocres, si le contestan que jefes mediocres generan grupos mediocres, no haga caso, no lo dicen por Ud.
3. No planee las cosas, viva al día. Si sus empleados se quejan de su veletismo, no se preocupe, recuerde que ellos son obedientes hacedores de tareas. Obviamente como las cosas no le van a salir, cúlpelos a ellos.
4. Aparente cualidades que no tiene. Esto hará que su gente se apoye en esas cualidades que dice tener y que en el momento de la presión sale la realidad. Cuando Sócrates decía que “la primera llave a la grandeza es ser en realidad lo que parecemos ser”, no se refería a Ud.
5. Delegue…, pero no todo. Quédese con información al momento de delegar esto permitirá que cuando no salgan las cosas tenga a quien echarle la culpa y le permitirá comprobarle a su jefe que la delegación no es efectiva. Además le dará oportunidad de hacerse el mártir.
6. Hágase sentir por medio de gritos, sarcasmo y frases agrias. Eso, que le teman. No importa que hiera la autoestima de los demás. Total, aquello que decían: “la autoestima es inversamente proporcional a la resistencia al cambio”, era una frase bonita para enmarcar y poner detrás de su escritorio. Cuando la gente se resista a cambiar: ¡quéjese de las actitudes de su grupo! Está tan de moda hablar de cambios de actitud.
7. Destaque sus logros enfrente de su grupo. Hágalos sentir que su jefe es un triunfador, no use el nosotros, las medallas son solamente suyas. El equipo es un mal necesario. Si las cosas salen bien es por su esfuerzo y si salen mal la culpa será del departamento de personal que hace contrataciones muy apresuradas.
8. Miéntale a sus empleados para guardar su buena fama. Dígales que va a luchar por sus aumentos, que le echen ganas y se queden a trabajar y que Ud. los recompensará. Y luego desdígase, a final de cuentas el problema de comunicación estuvo siempre fuerte en la empresa.
9. Jamás, pero jamás acepte sus errores. Para eso tiene un grupo de gente que colabora con Ud. dispuesta a cargar con sus equivocaciones, es más algunas veces ni se darán por enterados.
10. Quéjese con su jefe de su grupo. Con eso estará preparándose para regaños futuros. ¡Es de gente inteligente curarse en salud!
…Y cuando lo corran coméntele a su pareja que fue bueno dejar esa empresa que no sabe reconocer la calidad que Ud. tiene.

José Luis Castañeda Lerma

 

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Inbox Zero

Inbox Zero: Action-Based Email

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Como escribí en un artículo anterior, gran parte de nuestro stress proviene de la acumulación de trabajo o de sentir que no se logran las cosas. Sin duda, desde hace años el correo electrónico es la principal forma en que nos comunicamos, por lo menos en los negocios. Las cartas y fax son cosas del pasado (aunque en mi trabajo, los oficios son prevalentes) y los mensajes, algunos de vital importancia llenan nuestra Bandeja de Entrada sin cesar.

Inbox Zero es el estado en que precisamente nuestra bandeja está vacía, cabe aclarar que borrar todos los correos no vale. Cuando llegamos a este estado, nos sentimos inmediatamente satisfechos, libres para atender el negocio o tareas más importantes. Cuando llegamos a este estado no tenemos que quedarnos a esperar el siguiente mensaje, sino de dejar muchas horas el correo sin revisar, de otra forma estamos siendo esclavos del e-mail.

Pero, ¿cómo llegar a este estado? Según Merlin Mann el autor de Getting Things Done (GTD) y que vemos en la presentación en la parte superior, consiste en un proceso donde tenemos cinco decisiones que hacer:

• Borrar
• Delegar
• Responder
• Diferir
• Hacer

Estas decisiones no requieren mucha explicación y van muy de la mano del proceso que se maneja en GTD , solo agregaría algunos tips que me han ayudado a automatizar este proceso aún mas. (Estos tips son exclusivos de Microsoft Outlook, pero otras clientes de correo electrónico seguramente los utilizan).

• Disciplina para leer correos: es muy conveniente establecer horarios para revisar el correo diariamente, podría ser en la mañana llegando a la oficina, a medio día y antes de irse. Algunos recomienda abrir el Outlook hasta las 10 de la mañana porque no comienzas el día con distracciones.
• Organizar en carpetas: en mi caso tengo carpetas por temas, por ejemplo: Negocios, Personal, Oportunidades, etc. Esto facilita la búsqueda, pero principalmente organizar tus tareas. Podrías un día regresar a revisar los correos de una carpeta Ventas y otro día de Clientes, etc.
• Reglas: en Outlook puedes establecer reglas que hagan que tus correos automáticamente se muevan a una carpeta determinada de acuerdo a criterios. Esto es útil para por ejemplo los boletines periódicos que no son urgentes y puedes diferir para tiempos tranquilos de lectura.
• Banderas: parte del proceso consiste en Diferir asuntos, nadie que te envíe un correo puede esperar que inmediatamente respondas o atiendas el correo, si en este momento no tienes tiempo, ponle una bandera de “follow up”. También es muy aconsejable poner una carpeta de correos diferidos en la sección de favoritos para que siempre veas esos correos y se atiendan más adelante.
• Correos con archivos adjuntos: muchas veces conservamos correos no por el mensaje sino por el archivo que traen adentro, lo mejor es copiar inmediatamente el archivo a una carpeta del sistema y sino es un asunto que tratar, borrar el correo, no vale la pena saturar el Outlook con estos archivos.

Tener una bandeja vacía es importante para la efectividad pero sobretodo para la tranquilidad, psicológicamente da un alivio y te motiva.

Comparte tus tips y experiencias con los correos.

 

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Procrastinar

El tiempo es un regalo valiosísimo, se ha dicho que tiempo es dinero y sí lo es, siempre y cuando se aplique de forma productiva. Muchas personas (me incluyo) tenemos el defecto de perder el tiempo en pequeñeces o distracciones y no enfocarse en lo realmente importante. Esto es procrastinar, que la Real Academia define como: aplazar o diferir.

¿No te ha pasado que te sientas en la computadora decidido a terminar el trabajo que tienes y empiezan las distracciones? Te llega un correo, a lo mejor es importante, y te enfrazcas en la última cadena y como dice que se lo tienes que mandar a las 20 personas más importantes, empiezas a buscar en tu lista de contactos, esto quizás te llevó 20 minutos. ¡Qué sed! Vas por un vaso de agua y en el camino un compañero te pregunta si viste el juego/novela/programa de anoche, después de una conversación sin sentido, regresas a tu escritorio y se te olvidó el vaso de agua, regresas de nuevo al garrafón.

Ahora sí, a seguirle, cuando suena tu celular y es un mensaje de texto de un amigo para preguntarte a donde vas a ir en la noche, y empieza una conversación que te lleva varios minutos y de pronto un compañero te pregunta sobre una cuestión de tu trabajo, le contestas, deja buscarlo y entras a Google a buscar con impetú, luego haces un correo con la liga que encontraste y te das cuentas que tu Messenger está parpadeando, es tu hermano que te cuenta sus problemas económicos, lo regañas y por fin regresas a tu documento. Ya perdiste una hora que nunca regresará en tu vida.

Pero ¿qué hacer para minimizar la procrastinación? He aquí algunos consejos:

• Agendar tareas importantes: Así como agendas una reunión o un evento, agendar tareas que requieren de toda tu concentración, incluso si es posible en otro lugar donde no te distraigan, ya sea una sala de juntas o una biblioteca.
• Desconectarte: Como mencioné anteriormente, las distracciones de los celulares, teléfonos, correos, mensajes, etc. pueden sacarte de tu enfoque, es aconsejable apagar todos estos dispositivos o programas por periodos de 45 min. por ejemplo y luego dedicarle unos 15 min.
• Dormir más: está demostrado que dormir más incrementa tu productividad en un 30%, una persona desvelada le es muy dificil mantener la concentración por largos periodos por lo que incrementa la propención en distraerse con otras cosas.
• Poner límites a tus compañeros: La fuentes de distracciones pueden venir de compañeros que pasan por tu oficina y se quedan a platicar o preguntarte, al menos que trabajes de soporte técnico, esto puede ser sacarte de tu ritmo, por lo que amablemente debes establecer que estás muy ocupado, que luego te agendas o simplemente mándame un correo para analizar el tema con calma.
• Buenas condiciones de trabajo: Si estás en un ambiente incómodo, no higiénico o ruidoso, lo más seguro es que no seas productivo. Tener buena silla, iluminación y las herramientas necesarias de trabajo es importantísimo. Sino cuentas con ellas, habla con tu superior y exígelas. Promete mayor productividad y ganancias si tienes esas condiciones.

El hábito de procrastinar afecta todos los aspectos de nuestra vida, causa muchas pérdidas económicas y hasta puede arruinar vidas. La tecnología no hace más que distraernos y sacarnos de nuestras metas diarias. También es llamado “síndrome del estudiante”, por hacer las tareas a último momento, no es más que mala administración del tiempo.

 

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Good to Great, really?

Un libro que llevo meses leyendo y no he podido terminar es: Good to Great de Jim Collins, autor de otro libro de negocios muy influyente llamado Built to Last, el cual hace un estudio sobre las empresas exitosas y como llegaron a serlo.

¿Por qué no he terminado de leer el libro? Pues, francamente me decepcioné.

Deja me explico.Good to Great  es un libro que también está basado en un estudio hecho a cientos de empresas para determinar que ha hecho que crezcan a lo largo de décadas, que hace que las empresas de ser buenas, sean grandiosas. El estudio arrojó hallazgos interesantes sobre las características que deben tener estas empresas exitosas:

• Liderazgo tipo 5
• Primero quién… y luego qué
• Confrontar los datos brutales
• El concepto del erizo
• Cultura de disciplina
• Aceleración tecnológica

El estudio exhaustivo y trae historias muy interesante sobre empresas algunas no muy famosas pero espectacularmente exitosas. Pero ¿por qué la decepción? Pues porque en la lista de empresas de ejemplo vienen:

• Circuit City, tienda de electrónica que acaba de cerrar todas sus sucursales
• Fannie Mae, financiemiento de bienes raíces que tuvo que ser salvada por el gobierno
• Bank of America, banco que está prácticamente en la ruia y también tuvo que ser rescatado por fondos federales de E.U.

Entonces me dije: this is bullshit! No eran tan fuerte estas empresas, sus modelos de negocio y su liderazgo se resquebrajaron y por eso me decepcioné del libro. Sin embargo, me quedé pensando, ¿acaso toda empresa tiene que durar toda la vida? ¿no hay un ciclo para todo? Los acontecimientos económicos que nos aquejan son parte de un nuevo ciclo quizás totalmente nuevo, replanteando otras reglas, otros paradigmas. Seguramente este libro tendrá que cambiar también, estos conceptos aparentemente fundamentales ya han sido rebasados, estamos ahora sí en una nueva economía y otras empresas surgirán exitosas.

Así que seguiré leyendo este libro que por lo menos habrá muchas experiencias que recoger e ideas que revolucionar y abundaré sobre éste en próximas entradas de este blog.

 

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Getting things done

En estos difíciles tiempos ser productivo no solamente te ayuda a progresar sino a sobrevivir. La tecnología lejos de facilitarnos la vida parece que la complica, nuestras vidas cada vez están más ocupadas y las tareas se acumulan, por lo tanto nos estresamo más.

Un libro que ha logrado colocarse en la vida de muchas personas es Getting things done (en español: logrando hacer cosas), el cual describe un marco de trabajo en el cual no importa cuantas tareas tengamos, las podemos ir terminando y desahogando la cabeza de pendientes.

El método Getting Things Done (GTD) es simple, elabora un sistema en el cual las tareas que te lleguen las puedas ya sea hacer (en menos de 2 minutos), delegar o diferir. Tener un lugar donde los asuntos residan y constantemente regresar a ellos para avanzarlos. La premisa del método es siempre visualizar cual es la siguiente tarea y apuntarlo.

El autor David Allen explica que gran parte del stress que vivimos es porque en la mente tenemos cosas que no hemos atendido o terminado y que el solo hecho de apuntarlas nos libera de esa ansiedad, lo cual no quiere decir que nos olvidemos de solucionarlo.

El método de ninguna forma es rígido, permite que cada persona según su imaginación construya su sistema el cual puede ser tanto electrónico como en papel, sin embargo, hay una impresionante cantidad de sistemas de cómputo que te auxilian para llevar a cabo el GTD.

El objetivo final es llegar a tener lo que en las artes marciales llaman ”mente como agua”, es decir, que puedas tener un estado estable y cuando caiga una piedra reacciones de inmediato para pronto recobrar la estabilidad. Eso es el arte de ser productivo sin stress.

 

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